Garantir la qualité de l'accueil et du parcours patient·e

Accueil et relation patient·e

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des patient·e·s

• Garantir un accueil bienveillant, professionnel et personnalisé selon les principes 3R

• Gérer les situations difficiles (plaintes, mécontentements) avec diplomatie

• Être le·la référent·e pour les réclamations patient·e·s du site

Gestion des rendez-vous et plannings

• Planifier et optimiser les rendez-vous selon les ressources disponibles

• Coordonner les urgences avec les équipes médicales

• Gérer les annulations et reports en minimisant l'impact

• Veiller à l'optimisation du taux de remplissage des agendas en coordination avec le responsable TRM

• Se coordonner avec le responsable TRM pour limiter au maximum les indisponibilités de planning

 Superviser la gestion administrative et le back-office

• Contrôler la qualité et la complétude des dossiers patient·e·s (assurances, documents)

• Superviser le suivi des dossiers LAA (accidents) et s'assurer des relances

• Vérifier l'envoi des rapports médicaux aux prescripteur·rice·s et le suivi des relances

• Contrôler la qualité de la facturation (données correctes, délais)

• Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives

• S'assurer du bon fonctionnement des outils (Xplore, Opale, Medical Connector, etc.)

• Assurer un suivi des points ouverts avec les responsables Service Groupe (Infrastructure, IT, RH, Finances, Communication, Opérations)

Coordonner la participation de l'équipe au Call Center groupe

• Organiser la participation des secrétaires du centre au Call Center groupe

• Planifier les créneaux de présence en coordination avec la Responsable Call Center

• S'assurer que les collaborateurs·rices sont bien connectées selon le planning prévu

• Veiller au respect des procédures et consignes du Call Center

• Remonter les difficultés ou besoins à la Responsable Call Center